持ち込みの効率の良い手順をお教えします。

私のおすすめの手順はこちらです!
手順

持ち込み可の式場を探す

まずは式場探しからです。持ち込み可の式場を探しましょう。

持ち込み可でも、持ち込み料をとる式場ではなく、出来るだけ持ち込み料無料のところを選びましょう!

持ち込み不可でも、交渉をすると可にしてくれるところもあります。

気に入った式場だったけど持ち込み不可。。。の場合も諦めず、交渉してみましょう!
※打合せ時に、「持ち込み無料ならここに決めるのだけどなあ。」等と言ってみるのもアリです!

また、入手した見積書にどの項目は持ち込みしていいのか確認しておきましょう!

やりたいことをまとめる

式場が決まったら、やりたいことを一旦まとめましょう。

余興でやりたいこと、撮影は写真だけじゃなくビデオも撮りたいなどなど。

式場を選びながらやりたいことが少しまとまってきたかと思いますので
やりたいことを箇条書きに書き出してみます。

そうすることで、実現したい式の方向性が見えてきたかと思います。

またこの段階で、箇条書きにしたやりたいことが式場で出来るのかを確認、そして見積もりにやりたいことを追加してもらい再見積もりをプランナーさんにお願いするのをおすすめします。


※再見積もりの際に、そのやりたいことを実現するにあたって追加で必要になること・物があれば見積もりに追加してもらうよう伝えましょう。

実現できる依頼先を探す

再見積もり書を入手したら持ち込みたい項目をチェックし、依頼先を探します。

たくさんの依頼先に頼む予定でしたら、エクセル等で表管理することをおすすめします。(混乱してしまう恐れがあるので)

私は下記のように管理していました。リンクからダウンロードできるのでご参考ください。(黄色部が持ち込み可と言われた項目)
※以下リンクをクリックでダウンロード

持ち込み管理表.excel

依頼先の探し方は、例えば「美容着付け 持ち込み」などで検索をするとたくさん引っかかります。

しかし、この作業が非常に大変!(~_~;)

価格の比較や対象地域の確認など、持ちこむものが多いほど時間がかかってしまいます!

そこで、本サイトのトップページにある検索システムを活用しましょう!
効率よく手軽に検索できます!

トップページはこちら

次に良さそうなところに問合せフォームorメールで見積もり依頼をします。

この際、多くの見積書の中からお願いするところを選んだ方が自分に合った依頼先を見つけることが出来るので、良いなと思ったら迷わず見積もり依頼をしましょう!

メール内容は、定型文を作成し、コピー&ペーストでどんどん依頼しましょう。

ご参考までに私が活用した定型文はこちらです。

タイトル:【対応依頼】お見積もりの問い合わせ

本文:
ご担当者様

お世話になります。XXと申します。

現在挙式カメラマンの外注先を探しています。
お手数ですが、詳細内容を下記に記載致しますので、ご回答の程よろしくお願いします。

日時:20XX年XX月XX日(土)10時半~15時(準備時間含まず)
場所:XXXXX(最寄り:JRXX駅徒歩5分)
撮影したい内容:準備→神前式→披露宴のスナップ及びビデオ撮影(アルバムや編集は要りません。)
お願い事項:
①上記日時で対応可能か
②写真撮影+ビデオ撮影セット費用(交通費等含む)及び内訳
③スナップのみ、ビデオ撮影のみでの費用
④お得なプラン等ありましたら検討したいので教えてください。

依頼先と打合せをする

依頼先のめどがついたら、正式にお願いする前に一度打ち合わせをしてみましょう!

事前に顔を合わせておくと、挙式当日スムーズいきますし、ギャップを感じる危険性も減るのでおすすめです。
(メールでは好印象だったのでお願いをしたけど、当日直接会うとあまり良い印象ではなかった。。。ということも!)

打合せでは、依頼内容の詳細や正式見積もりを頂いて、納得できれば本契約をします。

正式見積もりを貰ったあと、価格交渉をするのもありです。

メールよりも直接顔をあわせてお願いをしたほうが、値下げしてくれる可能性は高いです。

依頼先・式場と認識合わせをする

依頼先が決まったら、なにをどこから持ち込むのか式場に報告します。

当日の駐車場の確保や、式場の見積書修正、また依頼先への式場からのお願い事項を確認します。

例えばカメラマンを持ち込む場合、事前に式場スタッフと打合せをしなければならないので、開始1時間前に来てほしいとか、

衣装を持ち込む場合は送り先を式場に確認しなければなりません。

このように確認事項がたくさん出てきますが、1個づつ潰していき、
式場と依頼先の認識を合わせていかなければ、当日の進行に支障が出ます。

非常に重要な作業ですので、大変ですが頑張りましょう!

質問や確認事項が増えてくると結構混乱をしてきます。

私は回答の紛失や2度同じ質問をしないよう、ToDoリストを作成し管理していました。

当時使用していたデータを公開しますのでご参考にしてください。
※以下リンクをクリックでダウンロード

ToDoリスト.excel

進行表を作成・展開

持ち込む依頼先が多い場合、是非自分たちの当日の流れを整理するためにも作成をおすすめします。

実際に作成した進行表はこちらです。ご参考にしてください。
※下記リンクをクリックでダウンロード

進行表.excel

ご覧の通り、当日の動きを細かく書きています。

作成後、式場プランナーさんに認識があっているか確認し、問題がなければ依頼先に展開をしました。

私の場合これが結構役に立って、依頼先のスタッフはみんなこれを当日印刷して持参していて、「大変助かりました」と感謝されました(笑)

ここまでやれば、式場・依頼先・自分の認識が合い、当日を迎えるだけです!

大変ですが、頑張りましょう!!